Datenschutzerklärung
Gemäß DSGVO Art. 13 — Stand: Juli 2026
1. Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO)
2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage (Art. 13 Abs. 1 lit. c & e DSGVO)
Warteliste (E-Mail-Erfassung)
Zweck: Benachrichtigung beim Launch von BuchTax.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — erteilt per Double Opt-In (Bestätigung per E-Mail).
Speicherdauer: Bis zum Widerruf der Einwilligung oder spätestens 12 Monate nach dem Launch.
Nutzerkonto & App-Nutzung
Zweck: Bereitstellung der BuchTax-Funktionen (Belegerfassung, EÜR).
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Speicherdauer: Dauer der aktiven Nutzung. Bei Konto-Löschung werden alle Daten (Nutzerprofil, Einnahmen, Ausgaben, Belegdateien) sofort und vollständig gelöscht. Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ihrer Buchungsunterlagen (10 Jahre gem. § 147 AO) ist die Nutzerin selbst verantwortlich; sie wird vor der Löschung per E-Mail zum Export ihrer Daten aufgefordert.
Server-Logfiles
Zweck: Technischer Betrieb und Fehlerdiagnose.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: 14 Tage.
3. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Brevo (E-Mail-Versand)
Der Versand von Bestätigungs-, Benachrichtigungs- und Support-E-Mails erfolgt über Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Dabei wird die E-Mail-Adresse der Nutzerin an Brevo übermittelt. Brevo ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig; ein AVV liegt vor.
IONOS SE (Hosting)
Das Hosting erfolgt über IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland). IONOS verarbeitet Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel) im Rahmen des Betriebs der Server. IONOS ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig; ein AVV liegt vor. Serverstandort: Deutschland. Es findet kein Drittlandtransfer statt.
Stripe (Zahlungsabwicklung)
Die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements erfolgt über Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Bei einem Kaufvorgang werden Zahlungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Karten- bzw. Zahlungsdaten, Rechnungsadresse) an Stripe übermittelt. BuchTax selbst speichert keine vollständigen Zahlungsdaten — lediglich die Stripe-Kunden-ID und die Abo-ID werden intern gespeichert. Stripe ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig; ein AVV liegt vor. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe-Datenschutzerklärung: stripe.com/de/privacy.
Google Books API (ISBN-Suche)
Für die Buch-Metadaten-Suche über ISBN nutzt BuchTax die Google Books API (Google LLC, USA). Dabei werden ausschließlich ISBN-Nummern übermittelt — keine personenbezogenen Daten. Google Books API ist daher kein Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO; ein AVV ist nicht erforderlich. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Open Library API (ISBN-Suche)
Ergänzend zur Google Books API nutzt BuchTax die Open Library API (Internet Archive, 300 Funston Avenue, San Francisco, CA 94118, USA) zur Buch-Metadaten-Suche über ISBN. Auch hier werden ausschließlich ISBN-Nummern übermittelt — keine personenbezogenen Daten. Open Library ist daher kein Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO; ein AVV ist nicht erforderlich. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. KI-Dienstleister: Beleganalyse (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Für die automatische Analyse von Belegen (Belegfotos und PDFs) nutzt BuchTax den Dienst DeutschlandGPT der DeutschlandGPT GmbH, Gabriele-Münter-Straße 3, 82110 Germering, Deutschland.
Was wird übertragen?
Das Belegbild bzw. die Belegdatei wird vollständig übertragen — sowohl bei Einzeluploads als auch beim Bulk-Upload. Belege können personenbezogene Daten enthalten — z. B. Name und Lieferadresse auf Lieferscheinen oder Rechnungen. Diese Daten werden im Rahmen der Analyse an DeutschlandGPT übermittelt. Die KI-Analyse kann jederzeit deaktiviert werden (“Ohne KI”-Option) — sowohl bei Einzeluploads als auch beim Bulk-Upload.
Speicherung
BuchTax nutzt DeutschlandGPT ausschließlich über die API. Dabei werden die Inhalte der Anfrage — Belegbilder, Analyse-Anweisungen und die Antworten des KI-Modells — nach der Verarbeitung nicht gespeichert. DeutschlandGPT persistiert lediglich Nutzungs- und Abrechnungs-Metadaten (Zeitpunkt, verwendetes Modell, Nutzungszähler, Kosten) ohne die Inhalte selbst.
Standort & Zertifizierungen
Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt — teils in Deutschland, teils bei EU-Unterauftragsverarbeitern von DeutschlandGPT (z. B. in Irland, Luxemburg oder Frankreich). Eine Verarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt. DeutschlandGPT ist nach BSI C5 und ISO 27001 zertifiziert.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — die KI-gestützte Belegerfassung dient der Effizienz der Buchhaltung. Mit DeutschlandGPT besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
5. Newsletter (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Zweck: Versand von Neuigkeiten, Tipps und Updates rund um BuchTax.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — erteilt über den Newsletter-Toggle in den Konto-Einstellungen.
Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit über die Konto-Einstellungen widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Versanddienstleister: Der Versand erfolgt über Brevo (siehe Abschnitt 3). Dabei wird die E-Mail-Adresse der Nutzerin an Brevo übermittelt.
6. Deine Rechte (Art. 13 Abs. 2 DSGVO)
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: support@buchtax.app
7. Kontaktaufnahme über das Support-Formular
Eingeloggte Nutzerinnen können über das integrierte Kontaktformular („Fehler melden“) Support-Anfragen stellen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
- E-Mail-Adresse (aus dem bestehenden Nutzerkonto, automatisch übermittelt)
- Art der Anfrage (Fehler melden / Frage stellen / Feedback geben)
- Betreff und Beschreibung (Freitext, max. 2.000 Zeichen)
- Zeitstempel der Anfrage
Zweck: Bearbeitung von Support-Anfragen und Fehlermeldungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).
Übermittlung: Die Anfrage wird als E-Mail über Brevo (siehe Abschnitt 3) an die Support-Adresse von BuchTax weitergeleitet. Brevo speichert den Inhalt nicht dauerhaft; die E-Mail wird ausschließlich zur Weiterleitung verarbeitet.
Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage; danach wird die E-Mail aus dem Support-Postfach gelöscht.
8. Cookies & lokale Speicherung
BuchTax verwendet ein Session-Cookie (pb_auth) zur Authentifizierung. Dieses Cookie ist technisch notwendig und erfordert keine gesonderte Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der App oder der Rechtslage aktualisiert werden. Das Datum der letzten Änderung ist oben angegeben.